เรื่องที่ 1
การกำหนดกระดาษ
ารกำหนดกระดาษ ก่อนสร้างงานเอกสารถือว่ามีความสำคัญ เพราะจะทำให้การจัดหน้าเอกสารมีความสมบูรณ์ และเมื่อพิมพ์เอกสารออกมาแล้ว จะได้ขนาดตามที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้
- ไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ขนาด > คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้าง คลี่ลงมา จะเปิดหน้าจอ ให้เลือกขนาดกระดาษ โดยส่วนใหญ่ จะเลือกขนาด A4 (21 ซม. X 29.7) หรือตามต้องการ ดังภาพ
2.หรือสามารถคลิกตั้งขนาดกระดาษเพิ่มเติมได้ ดังภาพ
- โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้ตั้งค่าเพิ่มเติมได้ตามต้องการ เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว คลิกตกลง จะได้ขนาดกระดาษตามที่ตั้งค่า ดังภาพ
4.นอกจากนั้น ยังสามารถตั้งระยะขอบของกระดาษได้ตามที่เราต้องการ โดยไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ระยะขอบ > คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้าง คลี่ลงมา จะเปิดหน้าจอ ให้เลือกระยะขอบของกระดาษ ว่าระยะขอบกระดาษ บน ล่าง ซ้าย ขวา จะเลือกแบบใด มีแบบปกติ แคบ ปานกลาง กว้าง หน้าคู่ หรือจะตั้งค่าระยะขอบเองก็ได้ โดยเลือกระยะขอบแบบกำหนดเอง ดังภาพ
5.ถ้าคลิกระยะขอบแบบกำหนดเอง โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในเมนูระยะขอบ สามารถตั้งค่า บน ล่าง ซ้าย ขวา ได้ตามต้องการ ถ้าเย็บกระดาษทางด้านซ้าย ด้านซ้ายก็ควรตั้งค่าเพิ่มขึ้นด้วย ดังภาพ
- เมื่อตั้งค่าได้แล้ว คลิกปุ่ม ตกลง
เรื่องที่ 2
การเเบ่งขึ้นหน้าใหม่
บางครั้งในการจัดหน้า ให้สวยงาม เรามีความจำเป็นต้องนำหัวข้อที่อยู่ส่วนล่างหน้ากระดาษ ให้ไปอยู่หน้าถัดไป โดยใช้เครื่องมือตัวแบ่งช่วยจัดการให้ มีขั้นตอนดังนี้
- ตัวแบ่ง มี 2 ลักษณะ คือ ตัวแบ่งหน้า และตัวแบ่งส่วน มีรายละเอียดซึ่งสามารถเลือกใช้ได้ตามต้องการ ดังภาพ
2.สมมติว่า เราต้องการจัดหน้าโดยนำข้อ 4 ซึ่งอยู่ส่วนล่างของหน้า ไปไว้หน้าถัดไป
3. ตั้งเคอร์เซอร์ที่ข้อ 4 ไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ตัวแบ่ง > คลี่สามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้าง > หน้าถัดไป ดังภาพ
4.ข้อ 4 จะไปปรากฏ หน้าถัดไป โดยมีเครื่องหมาย ตัวแบ่งส่วน (หน้าถัดไป) ปรากฏให้เห็น ดังภาพ
5.ข้อความ ข้อ 4 จะอยู่หน้าถัดไป ไม่วิ่งกลับมาอยู่หน้าเดิมอีก เพราะมีตัวแบ่งส่วน กั้นไว้
เรื่องที่ 3
การแบ่งคอลัมน์
การจัดหน้าเอกสาร ส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นคอลัมน์เดียว แต่ในบางครั้งมีความจำเป็นต้องแบ่งเป็น สองคอลัมน์ สามคอลัมน์ เช่น งานเอกสาร บทความ หนังสือ เป็นต้น เพื่อความสวยงามซึ่งสามารถทำได้ มีวิธีการดังนี้
- สมมติ เรามีข้อความอยู่ดังตัวอย่างด้านล่างนี้ และต้องการจัดเป็นสองคอลัมน์
2.เลือกป้ายข้อความให้เกิดแถบสว่าง แล้วไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ > คอลัมน์ > คลี่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้างคอลัมน์ จะเกิดเมนูให้เลือกว่าจะเลือก หนึ่งคอลัมน์ สองคอลัมน์ สามคอลัมน์ คอลัมน์ทางซ้ายเล็ก คอลัมน์ทางขวาเล็ก
3. จะได้ ดังภาพ
4.ถ้าต้องการกำหนดขนาดความกว้างของคอลัมน์เอง ให้ไปที่คอลัมน์เพิ่มเติม ดังภาพ
5.โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง คอลัมน์ เราสามารถกำหนดจำนวนคอลัมน์ ความกว้างและระยะห่างของคอลัมน์ได้ แล้วคลิกตกลง จะได้ตามต้องการ
เรื่องที่ 4
การเน้นข้อความ
การเน้นข้อความ เป็นสิ่งจำเป็นในการจัดหน้าเอกสาร ช่วยทำให้ข้อความที่ต้องการเน้นเด่นชัดขึ้น โดยการเน้นทำได้หลายรูปแบบ เช่น ทำตัวหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ เป็นต้น
- สมมติว่า ข้อความต่อไปนี้ ต้องการเน้นในจุดที่ต้องการให้เด่น หรือจุดที่เป็นหัวข้อเรื่อง
- จะเน้นที่ข้อความใด ให้ป้ายเลือกที่ข้อความนั้นก่อน แล้วไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มแบบ อักษร > ตัวหนา ดังภาพ
3.คำว่า กล้วย จะเป็นตัวหนา ดังภาพ
- นอกจากนั้น ยังสามารถใช้สีเน้นข้อความได้ ทำให้ข้อความดูเหมือนถูกทำเครื่องหมายด้วยปากกาเน้นข้อความ โดยไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > สีเน้นข้อความ คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้าง สามารถเลือกสีที่ใช้เน้นได้ตามชอบใจ ดังภาพ
5. เมื่อเลือกสีที่จะใช้เน้นข้อความได้แล้ว ก็นำไปป้ายที่ข้อความที่เราต้องการเน้น ดังภาพ
6.ถ้าต้องการเลิกเน้นข้อความ ให้คลิกที่ หยุดการเน้น เคอร์เซอร์ก็จะกลับมาเหมือนเดิม ดังภาพ
7.ถ้าต้องการนำสีที่เน้นข้อความออก ให้ป้ายข้อความที่เน้นแล้วคลิกที่ ไม่มีสี สีที่เน้นก็จะหายไป ดังภาพ
เรื่องที่ 5
การเปลี่ยนสีข้อความ
การจัดหน้าเอกสารในบางครั้ง บางข้อความต้องการเน้นเป็นพิเศษ เราสามารถเปลี่ยนสีของข้อความได้ โดยมีขั้นตอน ดังนี้
- ป้ายเลือกให้เกิดแถบสว่างในบางตอน บางช่วงของข้อความที่ต้องการเน้น ดังภาพ
2.ไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > สีแบบอักษร โดยคลี่สามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้างลงมาและเลือกสีตามชอบใจ ข้อความที่ถูกเลือกไว้จะเปลี่ยนสีไปตามที่เราเลือก ดังภาพ
เรื่องที่ 6
การเปลี่ยนรูปแบบเเละขนาดตัวอักษร
นการพิมพ์เอกสารและการจัดหน้า เป็นธรรมดาที่ขนาดของตัวอักษรแต่ละตำแหน่งอาจไม่เท่ากันทั้งหน้าอกสาร อย่างเช่น บทที่ เรื่อง หัวข้อเรื่อง และเนื้อหา จะมีขนาดแตกต่างกันไป ดังตัวอย่าง
1.การเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร สามารถกระทำได้ โดยไปที่แทบหน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้างแบบอักษรคลี่ลงมา ดังภาพ 
- คลิกแบบอักษรตามที่ต้องการ
- ถ้าต้องการเปลี่ยนขนาดตัวอักษร ให้ไปที่แทบหน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้างขนาดอักษรคลี่ลงมา เลือกขนาดได้ตามต้องการ ดังภาพ
เรื่องที่ 7
การปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร
การปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร มีความจำเป็น ต้องใช้ในการจัดหน้าเอกสารบ้างในบางครั้ง ตัวอย่างเช่น บางทีเราจำเป็นต้องบีบระยะห่างระหว่างตัวอักษรเพื่อให้ตัวอักษรบรรทัดสุดท้ายซึ่งมีอยู่ตัวเดียวหรือสองสามตัววิ่งขึ้นมาอยู่บรรทัดก่อนสุดท้าย เพื่อเป็นการตัดบรรทัดสุดท้ายออกไป ตัวอย่างจากบทความข้างล่างนี้ ถ้าต้องการตัดบรรทัดสุดท้ายออกไปมีวิธีการดังนี้
1. ป้ายช่วงข้อความที่ต้องการบีบ ให้คำว่า กล้วยซึ่งอยู่บรรทัดสุดท้าย ขึ้นไป ดังภาพ
2.ไปที่แท็บหน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > แสดงกล่องโต้ตอบแบบอักษร ดังภาพ
3.โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง แบบอักษร คลิกเลือกแถบ ขั้นสูง ดังภาพ
- โปรแกรมจะเปิดหน้าต่างให้ตั้งค่า ในช่องระยะห่าง ให้เลือก บีบ แล้วคลิกตกลง ดังภาพ
5.คำว่า กล้วย จะขึ้นไปอยู่บรรทัดก่อนสุดท้าย บรรทัดสุดท้ายก็จะหายไป ดังภาพ
เรื่องที่ 8
การทำตัวยก/ตัวห้อย
นการจัดพิมพ์เอกสาร บางครั้งมีความจำเป็นจะต้องใช้สูตร สมการ ใช้ตัวยก ตัวห้อย ซึ่งตัวห้อย หมายถึง การสร้างตัวอักษรขนาดเล็กใต้แนวหลักของข้อความ และตัวยก หมายถึง การสร้างตัวอักษรขนาดเล็กเหนือบรรทัดข้อความ โดยมีขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้
- สมมติว่า เราต้องการพิมพ์สูตรทางวิทยาศาสตร์ของน้ำ ให้พิมพ์ค่าทุกตัว เช่น H2O และต้องการทำเลข2 เป็นตัวห้อย ก็ให้ป้ายที่เลข 2 ให้เกิดแถบสว่าง แล้วไปที่หน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > ตัวห้อย ดังภาพ
- จะได้ดังภาพ
- คลิกที่ว่างๆ ไปหนึ่งครั้งแถบสว่างก็จะหายไป จะได้ H2O
- การทำตัวยก ก็เช่นเดียวกัน สมมติ ต้องการทำ X กำลัง 2 .ให้พิมพ์ X2 และป้ายที่ เลข 2 ให้เกิดแถบสว่าง แล้วไปที่หน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > ตัวยก ดังภาพ
- จะได้ X2 ตามต้องการ
เรื่องที่ 9
การเปลี่ยนตำแหน่งกั้นหน้า กั้นหลัง
การจัดหน้าเอกสาร ในบางครั้งเพื่อความสวยงาม เราจึงมีการกำหนดตำแหน่งกั้นหน้า และ กั้นหลังไว้ โดยมีวิธีการดังนี้
- ตัวอย่างเช่น บรรทัดแรก มีการกำหนดเยื้องเข้ามาข้างใน ดังภาพ
2. เราสามารถตั้งการเยื้องบรรทัดแรกได้ โดยคลิกเมาส์ค้างไว้แล้วเลื่อนสามเหลี่ยมไปมาได้ตามขนาดที่ต้องการ
3. บรรทัดที่ 2 ถูกกำหนดด้วย กั้นหน้าลอย ดังภาพ
- เช่นเดียวกัน เราสามารถตั้งกั้นหน้าลอยของบรรทัดที่สองได้ โดยคลิกเมาส์ค้างไว้แล้วเลื่อนสามเหลี่ยมไปมาได้ตามขนาดที่ต้องการ
- แต่ถ้าเราคลิกที่เยื้องซ้ายเปลี่ยนตำแหน่ง เยื้องบรรทัดแรกซึ่งจะเปลี่ยนตามไปด้วย ดังภาพ
6. นอกจากนี้ มีระยะขอบซ้าย และระยะขอบขวา ซึ่งสามารถกำหนดตำแหน่งกั้นหน้า กั้นหลังของเอกสารได้ โดยยืดหดตามต้องการ ดังภาพ 
7.แต่ขอแนะนำให้ไปตั้งที่แทบเค้าโครงหน้ากระดาษ > กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ > ระยะขอบ ซึ่งเป็นการเลือกระยะขอบทั้งเอกสาร หรือส่วนที่เลือกปัจจุบัน
เรื่อง 10
การจัดตำแหน่งข้อความ
การจัดตำแหน่งของข้อความในหน้าเอกสาร เป็นเรื่องที่สำคัญและจำเป็นมากเพราะในหน้าเอกสารหน้าหนึ่งๆ ตำแหน่งของข้อความแต่ละบรรทัดอาจไม่ได้อยู่ตำแหน่งเดียวกัน ซึ่งขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและสวยงาม และเครื่องมือในการจัดตำแหน่งของข้อความ จะอยู่ที่แทบหน้าแรก > กลุ่มย่อหน้า ดังภาพ
ตัวอย่างเช่น
เรื่องที่ 11
การปรับช่องว่างระหว่างย่อหน้ากับบรรทัด
การปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด มีอยู่ 2 ลักษณะ คือ ระยะห่างก่อน และระยะห่างหลัง ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
- ระยะห่างก่อน หมายความว่า การเว้นระยะก่อน เป็นการเปลี่ยนระยะห่างระหว่างย่อหน้าโดยเพิ่มช่องว่างเหนือย่อหน้าที่เลือก
- ระยะห่างหลัง หมายความว่า การเว้นระยะหลัง เป็นการเปลี่ยนระยะห่างระหว่างย่อหน้าโดยเพิ่มช่องว่างใต้ย่อหน้าที่เลือก
การปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด มีวิธีการทำ ดังนี้
- สมมติว่า มีข้อความ เรื่องกล้วย อยู่ 2 ย่อหน้า ดังภาพ
- ถ้าเราต้องการปรับระยะห่างของย่อหน้าที่ 2 เรื่องกล้วยน้ำว้า ให้ห่างจากย่อหน้าแรก สามารถทำได้ 2 วิธี คือ
วิธีที่ 1
- ตั้งเคอร์เซอร์ในย่อหน้าแรก แล้วไปที่แท็บหน้าแรก > กลุ่มย่อหน้า > ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้างและคลี่ลงมา เลือกตัวเลือกระยะห่างบรรทัด ดังภาพ
2.โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง การย่อหน้า > ระยะห่าง > เลือก หลัง เป็น 18 พ. แล้วคลิก ตกลง ดังภาพ
3. ย่อหน้าที่ 2 จะห่างจากย่อหน้าแรก ดังภาพ
วิธีที่ 2
- คลิกตั้งเคอร์เซอร์ในย่อหน้าที่ 2 เรื่องกล้วยน้ำว้า แล้วไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มย่อหน้า >ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านข้างและคลี่ลงมา เลือกตัวเลือกระยะห่างบรรทัด > การย่อหน้า > ระยะห่าง > เลือก ก่อน เป็น 18 พ. แล้วคลิกตกลง ดังภาพ
- ย่อหน้าที่ 2 ก็จะห่างจากย่อหน้าแรกเหมือนกัน
- จะใช้ระยะห่าง ก่อน หรือ หลัง ก็ขึ้นอยู่กับว่าเราตั้งเคอร์เซอร์เลือกอยู่ที่ย่อหน้าไหน
- การปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร หรือระหว่างบรรทัด ยังสามารถเลือกได้จากค่าที่กำหนดไว้สมมติว่า ย่อหน้าแรกเราเลือกระยะห่าง 1.5 ก็จะได้ดังภาพ
- สำหรับย่อหน้าที่ 2 ไม่ได้ถูกเลือกก็ยังคงเหมือนเดิม คือ 1.0
การย่อหน้า การจัดหน้าเอกสารมีวามจำเป็น ต้องมีการย่อหน้าเมื่อขึ้นย่อหน้าใหม่ โดยไปที่ไปที่แท็บหน้าแรก > กลุ่มย่อหน้า > ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านข้างและคลี่ลงมา เลือกตัวเลือกระยะห่างบรรทัด> การย่อหน้า > การเยื้อง > เลือก ตั้งค่าในช่อง ซ้าย ตามต้องการแล้วคลิก ตกลง ดังภาพ
เรื่องที่ 12
การใส่สัญลักษณ์พิเศษ
การจัดหน้าเอกสาร ในบางครั้งมีความจำเป็นที่ต้องใส่สัญลักษณ์พิเศษประกอบเนื้อหา สัญลักษณ์พิเศษ คือ สัญลักษณ์ที่ไม่มีอยู่บนแป้นพิมพ์ เช่น สัญลักษณ์ลิขสิทธิ์ สัญลักษณ์เครื่องหมายการค้า เครื่องหมายย่อหน้า และอักขระ Unicode เป็นต้น เพื่อความสมบูรณ์ของเนื้อหา ซึ่งมีวิธีการดังนี้
- ไปที่แทบแทรก > สัญลักษณ์ > คลิกที่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ คลี่ลง จะปรากฏสัญลักษณ์ให้เลือก ดังภาพ
2. คลิกสัญลักษณ์เพิ่มเติม
- โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง สัญลักษณ์ เราสามารถ เลือกสัญลักษณ์ต่าง ๆ ได้จากแบบอักษร เช่นWebdings ดังภาพ
- ถ้าเลือก Wingdings จะได้ดังภาพ
5.นอกจากนี้ ยังมีสัญลักษณ์ที่ใช้กันบ่อย ๆ ใน Wingdings 2 และ Wingdings 3 ดังภาพ
6. ถ้าต้องการใช้สัญลักษณ์ใด ให้คลิกเลือก และคลิกปุ่มแทรกด้านล่าง สัญลักษณ์จะไปปรากฏในตำแหน่งที่เราตั้งเคอร์เซอร์ไว้
เรื่องที่ 13
การสร้างเส้นกรอบเเรงเงา
การสร้างเส้นกรอบและแรเงา ให้กับข้อความบางส่วนที่ต้องการใส่กรอบ โดยมีขั้นตอน ดังนี้
- สมมติเรามีข้อความเรื่องกล้วย ต้องการใส่กรอบ ดังภาพ
กล้วย เป็นพรรณไม้ล้มลุกในสกุล Musa มีหลายชนิด เช่น กล้วยน้ำว้า กล้วยน้ำไท กล้วยหอมทอง กล้วยหอมเขียว กล้วยไข่ กล้วยตานี กล้วยหักมุก กล้วยเล็บมือนาง กล้วยนิ้วมือนาง กล้วยส้ม กล้วยนาค กล้วยหินกล้วยงาช้าง ฯลฯ บางชนิดก็ออกหน่อแต่ว่าบางชนิดก็ไม่ออกหน่อ ใบแบนยาวใหญ่ ก้านใบตอนล่างเป็นกาบยาวหุ้มห่อซ้อนกันเป็นลำต้น ออกดอกที่ปลายลำต้นเป็น ปลี และมักยาวเป็นงวง มีลูกเป็นหวี ๆ รวมเรียกว่า เครือพืชบางชนิดมีลำต้นคล้ายปาล์ม ออกใบเรียงกันเป็นแถวทำนองพัดคลี่ คล้ายใบกล้วย เช่น กล้วยพัด (Ravenala madagascariensis) ทว่าความจริงแล้วเป็นพืชในสกุลอื่น ที่มิใช่ทั้งปาล์มและกล้วย กล้วยน้ำว้า (ชื่อวิทยาศาสตร์: Musa sapientum Linn.) เป็นกล้วยพันธุ์หนึ่ง พัฒนามาจากลูกผสมระหว่างกล้วยป่ากับกล้วยตานี บริโภคกันอย่างแพร่หลาย ปลูกง่าย รสชาติดีอร่อยด้วย กล้วยน้ำว้ามีชื่อพื้นเมืองอื่น เช่น กล้วยน้ำว้าเหลือง กล้วยใต้ หรือ กล้วยอ่อง
- ป้ายที่ข้อความให้เกิดแถบสว่าง ดังภาพ
3. ไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มย่อหน้า >เส้นขอบและแรเงา > คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านข้าง > เส้นขอบนอก ดังภาพ
- จะได้เส้นขอบล้อมรอบข้อความ ดังภาพ
- ถ้าต้องการใส่แรเงาซึ่งเป็นการใส่สีพื้นหลังซึ่งอยู่ด้านหลังข้อความหรือย่อหน้าที่เลือก ให้ไปที่แท็บหน้าแรก> การแรเงา > คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านข้าง จะเปิดตารางสีให้เลือกตามต้องการ ดังภาพ
- เมื่อเลือกสีได้แล้ว ข้อความที่เลือกไว้จะมีสีพื้นหลังตามต้องการ ดังภาพ
เรื่องที่ 14
การใส่เส้นขอบกระดาษ
การจัดหน้าเอกสาร บางครั้งถ้าเราต้องการใส่เส้นขอบหน้ากระดาษ เพื่อเพิ่มความสวยงาม สามารถทำได้ ดังนี้
- ไปที่แทบเค้าโครงหน้ากระดาษ > เส้นขอบของหน้า ดังภาพ
2.โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เส้นขอบและแรเงา > ตั้งค่าเลือก กล่อง > เลือกรูปแบบงานศิลป์ ดูตัวอย่าง >คลิกตกลง ดังภาพ 
เรื่องที่ 15
การตำแหน่งแท็บ
การตั้งตำแหน่งแท็บในเอกสาร Word นับว่ามีความสำคัญมาก เพราะจะช่วยให้การจัดหน้าเป็นไปอย่างสวยงาม สะดวกและรวดเร็ว ลักษณะของแทบมี 5 ลักษณะ ดังนี้
เรื่องที่ 16
การค้นหาและเเทนค่า
การพิมพ์เอกสารหลาย ๆ หน้า บางครั้งมีคำสะกดผิดอยู่เกือบทุกหน้า และเราต้องการแก้ไขอย่างรวดเร็ว สามารถทำได้ ดังนี้
- สมมติว่า เราพิมพ์คำว่า อินเตอร์เน็ต ปรากฏอยู่ในหลายหน้าของเอกสาร เราต้องการแก้ไขเป็น อินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นคำที่สะกดถูกต้อง ให้ไปที่แท็บ > หน้าแรก > แทนที่
2. โปรแกรม จะเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่ เพื่อให้เราพิมพ์สิ่งที่ค้นหา และแทนที่ด้วย
3.ในช่องสิ่งที่ค้นหา พิมพ์ “อินเตอร์เน็ต” และในช่อง แทนที่ด้วย พิมพ์ “อินเทอร์เน็ต” ดังภาพ
- เมื่อพิมพ์เสร็จ ให้คลิกปุ่ม แทนที่ทั้งหมด คำว่า อินเตอร์เน็ต ในเอกสารทุกที่ จะเปลี่ยนเป็น อินเทอร์เน็ต ทันที ซึ่งเป็นการแก้ไขคำผิดที่รวดเร็วและถูกต้องทั้งเอกสาร
เรื่องที่ 17
การตรวจและแก้ไขคำที่สะกดผิด
การพิมพ์เอกสารหลาย ๆ หน้า ในบางครั้งเราไม่ได้ตรวจทาน อาจพบข้อผิดพลาดในการพิมพ์ได้ เช่น เรื่องของตัวสะกด ดังนั้นเราสามารถให้โปรแกรมช่วยตรวจและแก้ไขคำที่สะกดผิดได้ มีขั้นตอนดังนี้
- สมมติเรามีคำศัพท์บางคำที่เราไม่แน่ใจว่า มีตัวสะกดอย่างไร เช่น คำว่า “ป้นสะดมภ์” ไม่รู้ว่าคำนี้สะกดถูกหรือไม่ ก็สามารถตรวจสอบได้ โดยไปที่แท็บ ตรวจทาน > กลุ่มการพิสูจน์อักษร > การสะกดและไวยากรณ์ ดังภาพ
- จะสังเกตเห็นว่าโปรแกรมจะตรวจสอบ คำที่คิดว่าผิดจะมีเส้นสีแดงใต้ข้อความที่คิดว่าผิดเกิดขึ้น
- ต่อจากนั้น โปรแกรมจะเปิดหน้าต่างการสะกดและไวยากรณ์: ไทย และถ้ามีคำไหนที่สงสัย ข้อความหรือคำนั้นจะเป็นสีแดง ดังภาพ
4.อีกทั้งมีข้อเสนอแนะ ให้เลือกคำที่ถูกต้อง สมมติเราเลือกคำว่า ปล้น แล้วคลิกเปลี่ยนโปรแกรมก็จะแก้ไขให้โดยอัตโนมัติ แถมมีข้อเสนอแนะอีกว่าน่าจะเขียนว่า ปล้นสะดม ดังภาพ
- เมื่อแก้ไขแล้ว คลิกปิด ข้อความจะถูกแก้ไขตามต้องการ
- หากว่า ชื่อนั้น ๆ เป็นชื่อเฉพาะและมีเส้นแดงใต้ชื่อเกิดขึ้น เช่น นฤมล และเราต้องการเอาออก ให้ไปที่แท็บ ตรวจทาน > กลุ่มการพิสูจน์อักษร > การสะกดและไวยากรณ์ ดังภาพ
7.ต่อจากนั้นให้คลิก ละเว้นหนึ่งครั้ง และคลิก ปิด ที่ชื่อเราก็จะไม่มีเส้นแดงใต้ชื่ออีกต่อไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น